「入居者情報」は入居者の様々な情報を登録します。
入居者の管理は、
(A)直接はしないで業者に委託する場合（収入は業者一括）と、
(B)直接個別に管理する場合（収入は入居者ごと）とがあります。
会計職人ではどちらの場合も、物件ごとに可能ですが、運用の方法が変わります。
「（A)入居者の個別管理をしない」場合の運用
全物件とも入居者の個別管理をしない場合は、基本的には「入居者情報」の登録は必要ありません。
ただし業者を１件の入居者のようにまとめて登録することもできます。
このようにすると、ここで登録した合計の家賃等を、「収支予測表」や「取引明細表」に
記帳できる機能が使えます。
この場合は作成される取引明細は、業者単位の取引となります。
「(B)入居者の個別管理をする」場合の運用
「入居者情報」に該当物件の全入居者を登録します。
家賃や敷金等の金額は、個々の入居者ごとの金額を登録します。
「収支予測表」や「取引明細表」の取引明細も、個々の入居者単位の取引となります。
なお、会計職人では、入居者との金額取引だけではなく、多くの管理項目を持っています。
どこまで管理するかはご自由に決められます。
以下は「入居者情報」の表です。
◇青い網掛けの物件/事業の行には、物件名称とともに、「貸家/貸地等」などの項目があります。
網掛けのない明細の行には、個々の入居者の情報があります。
１人の入居者で１行使います。（複数事業者共有の場合は、入居者が複数となります。）
◇物件/事業の行および最終行には、各数値項目の合計が記載されます。
合計行には（・・・・現在）とありますが、上記合計の集計時に、この日付時点で入居している
入居者のみを集計します。
◇同じ部屋NOで複数の入居者の記載が可能です。つまり履歴を持てます。
この場合、入／退去日で識別します。
◇「入退去更新時金額」「月額金額」欄の各項目のタイトル行の下には科目が記載されています。
これは、その項目が発生する取引で使う科目です。(後述します。)
◆「入居者情報」の月額金額欄のデータから「収支予測表」の予測の取引明細を
自動作成できます。(何度でも最新のデータで再作成できます。)
◆「入居者情報」の入退去更新時金額および月額金額欄のデータから「取引明細表」の
一括記帳のメニューで、該当入居者の取引明細を自動作成できます。
◆「貸借科目表」の[期初残高自動計算]で「預り金（敷金）残高」をチェックした時、
「入居者情報」で敷金が設定してあれば、自動計算します。
◆貸借科目表の[28保証金・敷金]の科目は、貸借科目表に全体の残高を期初に登録してあれば、
「取引明細表」の敷金/敷金返済の取引明細から、正しく自動計算します。
◆「レントロール」は、入居者情報をもとに作成されます。
「（A)入居者の個別管理をしない」物件の場合は、入居者ごとには作成できません。
※入居者の「年度取引月別集計表」などで、「取引明細表」の取引明細が特定の入居者との
取引とみなすためには、取引明細の「内訳」欄に部屋NOが、「備考」欄または「取引先」欄に
入居者名が、あることが必要です。
「入居者情報」からの「収支予測表」「取引明細表」への取引明細自動作成では、これらは
自動的に登録されます。
上記機能を使わずに「収支予測表」や「取引明細表」で入居者としての取引明細を登録する時は、
操作画面の[内訳]欄で、ダブルクリックし入居者入力画面で入居者を入力してください。
「入居者情報」で右クリックすると下図のメニュー画面が表示されます。
@「新規入居者の追加」…新規に入居がある場合、その入居者の行を追加します。
A「選択入居者の修正」…入居者の情報を修正します。
B「選択入居者の削除」…入居者の情報を削除します。
C「物件削除処理」…その物件を入居者を含めて削除します。
D「物件退去処理」…その物件の全入居者を退去します。（物件自体は削除しません。）
E「入居明細の移動」…入居者の行を指定の行に移動します。
F「敷金残高表作成」…敷金の物件別の残高集計表を作成します。印刷も可能です。
G「一括記帳科目設定」…収支予測や資金繰表の入居者の取引明細作成ための科目設定を行います。
H「タイトル項目の変更」…「入居更新時金額」「月額金額」欄の項目のタイトルを変更します。
I「収支予測への反映」…「月額金額」欄のデータから「収支予測」に予測の取引明細を作成します。
何度でも最新のデータで再作成できます。
上記で「物件退去処理」は期中での物件売却や処分時に使います。
（期中では、「物件削除処理」はしないでください。決算申告時に記載されなくなります。）
「物件削除処理」は、物件売却や処分がある年度の決算申告後に操作してください。
（これは基本情報の「物件/事業」の表も同様です。）
[入居者個別管理]ボタン…入居者の個別管理用のメニューボタンです。
クリックすると下図のメニュー画面が表示されます。
J「入退去イベント設定」…イベントのある入居者の検索や書類の作成を行います。
K「通知文書作成」…入居者への様々な書類の作成を行います。
通知書類を郵送するための「宛名ラベル」も作成できます。
〇「未収金管理メニュー」…入居者の未収金の管理を行うメニューです。
L「年度取引集計表」…入居者の年度取引集計表を作成します。印刷も可能です。
M「年度取引月別集計表」…入居者の年度取引月別集計表を作成します。印刷も可能です。
N「文書ファイル設定」…上記の各処理で作成する書類のある文書ファイルを設定します。
「文書ファイル」は、利用者が自由に作成できるExcelファイルです。
この中のシートが、１つ１つの書類に対応し、そこに入居者への通知の文書を作成します。
上記で「未収金管理メニュー」を選択すると、さらに下図のメニュー画面が表示されます。
このメニュー画面は、入居者の未収金管理をするための操作メニューです。
これらの処理の考え方は、期初の未収金残高と、当期の増減、そしてその結果の
現在の未収金を管理します。
（必ずしも事業期間の期初/期末にこだわらず任意の期間でも可能となっています。）
入居者情報の表では、「未収金残高」「現在未収金」の２つの項目があります。
それぞれに基準日を設定できます。通常は前者の基準日が期初、後者の基準日が
今日の日付とするとわかりやすいです。
なお、「現在未収金」の額は、未収金残高と取引明細表の取引明細から自動計算できます。
※未収金残高の基準日が未入力の場合は、「未収金計算/繰越」メニューは
選択できません。
※現在未収金の基準日が未入力の場合は、「未収金通知書類作成」メニューは
選択できません。
O「未収金残高の登録」…未収金の期初の残高を登録します。
P「未収金計算/繰越」…現在未収金を自動計算します。また期末の残高繰越しを行います。
Q「未収金取引履歴表示」…入居者の未収/回収取引の履歴を表示します。印刷も可能です。
R「未収金通知書類作成」…未収金のある入居者への通知書類を作成します。
以下に各操作画面の説明をします。
○のNOは、メニュー画面で記載したNOに対応します。
メニュー画面で「選択入居者の修正」を選択すると下図の操作画面が表示されます。
「新規入居者の追加」も同様の画面です。
指定した入居者の情報を表示します。修正が可能です。
（追加の場合は、入居者のデータ項目は新たに登録するために、物件の情報を除き空白となります。）
最低限の必須入力項目は、法人、部屋NO、入居者名です。
入力されてないと、[修正]ボタンクリック時にエラーメッセージが表示されます。
（追加の場合も同様です。)
なお、上段の貸家/貸地等から郵便番号、取引時の口座までは、物件の情報です。
その物件に属する入居者の画面では同じものが表示されます。
またどの入居者からでも登録や修正ができます。
以下、前出の「（A)入居者の個別管理をしない」「(B)入居者の個別管理をする」、それぞれの
場合に分けて説明します。
「（A)入居者の個別管理をしない」物件の場合
前述のとおり登録しなくとも支障はありませんが、登録する場合は、取引する業者を１件の
入居者として以下のように登録します。
◇上段の物件の情報（貸家/貸地等、用途、所在地、取引時の口座）を入力します。
◇法人、部屋NO、入居者名を入力します。
・入居者個別には入力しませんので、部屋NOには例えば「一括」と入力してください。
・入居者名には業者の名前を入力してください。
◇入居日には、その業者との取引開始が将来の時は、開始日を入力します。
既に取引している場合は入力不要です。
退去日には、その業者との取引の期間が決まっている場合は、終了日を入力します。
決まっていない場合は入力不要です。
◇入退去更新時金額および月額金額欄
・業者に委託している入居者の合計額を入力します。
・「家賃種別」は通常は「居住者」を入力します。
（後述の「ご注意！」をご覧ください。）
・「取引日」を入力します。
上記以外の項目は、入力不要です。
＜ご注意！＞
該当物件に複数の「家賃種別」（居住者、テナント、土地賃貸等の種別、後述）があり、
それぞれの種別に分けた合計金額で登録したい場合は、次のようにします。
（これは取引明細作成時の科目が家賃種別により変わるからです。）
・業者を1件ではなく家賃種別に合わせた複数の入居者として複数行登録します。
（例えば居住者とテナントがある場合は2行）
・「月額金額」は、それぞれの家賃種別ごとの入居者の合計金額を入力します。
・「家賃種別」欄は、居住者/テナント等、それぞれの種別を入力します。
なお、複数行登録する場合は、部屋NO、入居者名は重複しないように、2件目以降は
例えば「一括2」「入居者名2」のように、数字を付加するなどしてください。
「（B)入居者の個別管理をする」物件の場合
前述のとおり、個々の入居者を登録します。
この場合は、通常は「入居者情報」で登録したデータから「収支予測表」や「取引明細表」の
取引明細を自動作成すると思われますので、それを前提に説明します。
◇上段の物件の情報（貸家/貸地等、用途、所在地、取引時の口座）を入力します。
・「郵便番号」は後述の宛先ラベル作成時には必要です。
◇「法人」から「入居者」欄まで
・法人、部屋NO、入居者名は必須です。その他の項目は任意です。
・入居者のイベント管理(後述)を行う場合は、「誕生日」も入力してください。
◇「期間」欄
・入居日/退去日は、決まっている時に入力してください。
何も入力されていないと、それ以前またはそれ以後に「いる」ことになります。
・契約開始日/終了日は任意ですが、イベント管理(後述)を行う場合は入力します。
◇「入退去更新時金額」「月額金額」欄
・取引のある項目の金額を入力します。
・家賃種別、取引日を入力します。
◇「未収金額」欄
・この欄は入居者の未収金管理を行っている場合にそこで入力します。
・基準日が設定されている時に修正が可能です。
◇最下段の合計の集計欄の日付は、合計を集計する日付を入力します。
その日付時点に入居している入居者のみ集計されます。
※上段の物件の項目「取引時の口座」は、入居者との取引口座が同じ物件でも違う
場合は入力不要です。
ただしこの場合、「収支予測表」への取引明細の作成はできません。
「取引明細表」の一括記帳では、その画面で入力する口座に、一律になります。
※「家賃種別」とは、同じ家賃でも、居住者とテナントでは、使う科目が違う場合が
ありますが、その時にこの種別で切り分けます。
種別の種類は「居住者」「テナント」「土地賃貸」「その他」です。
（名称を変えられます。）
※「取引日」には、月額金額の各項目の取引が発生する月例の日を入力します。
※「家賃種別」「取引日」は[一括記帳科目設定]から一律自動設定が可能です。
[その他情報]ボタンをクリックすると下図の画面が表示されます。
ここでは入居者の、より詳細な機密性の高い情報を管理します。
これらの項目のデータは、「入居者情報」の表では記載されません。
画面でのみ参照できます。
これらの項目名称は変更できます。
[項目名称の変更]ボタンをクリックすると下図の画面が表示されます。
この画面で項目名称を変更します。
＜「レントロール」との関連＞
「レントロール」は「入居者情報」をもとに作成されます。
この時に、次の点が留意点です。
「現況」…「レントロール」では「入居者情報」のデータではなく入退去日から判断し自動記載します。
「面積u」…「レントロール」では「入居者情報」のデータの数値部分だけを使います。坪も算出します。
「入居更新時金額」欄の項目…「レントロール」では「入居者情報」のデータをそのまま使います。
「月額金額」欄の項目…「レントロール」では「入居者情報」のデータのうち初めの3項目
（標準の表では「家賃」「共益費」「駐車場」）を、収入の項目として使います。
メニュー画面で「選択入居の削除」を選択すると下図の操作画面が表示されます。
指定した入居者の行を削除します。
確認のために、物件名、部屋NO、入居者名を表示します。
また合計の集計日付を入力します。
[削除]ボタンをクリックすると、入居者の行が削除されます。
メニュー画面で「物件削除処理」を選択すると下図の操作画面が表示されます。
指定した入居者の属する物件/事業全員の削除処理をします。
合計の集計日付を入力します。
[削除]を実行すると該当物件とともに入居者全員を削除します。
表からも削除されます。
この処理は年度の途中では行わないでください。決算申告終了後に行ってください。
メニュー画面で「物件退去処理」を選択すると下図の操作画面が表示されます。
指定した入居者の属する物件/事業全員の退去処理をします。
退去日を入力します。
また合計の集計日付を入力します。
[実行]ボタンをクリックすると、物件全体の入居者の退去日を記載します。
つまり入居者が全員いない状態になります。
表から物件や入居者は削除されません。
メニュー画面で「入居者明細の移動」を選択すると下図の操作画面が表示されます。
現在のマウスの位置にある入居者の行を、指定の位置に移動します。
指定の位置の行にマウスをあて右クリックしてください。（3回までです。）
[実行]ボタンで移動します。
※移動できるのは、同じ物件の行の範囲内です。
※対象位置の指定は４回目の指定で画面が閉じます。
メニュー画面で「敷金残高表作成」を選択すると下図の画面が表示されます。
◇法人を選択します。
◇年度が指定できます。
◇[作成]ボタンで画面上に、物件ごとの敷金残高表を作成します。
◇[P]ボタンで印刷が可能です。
※期初残高は、入居者情報の敷金欄のデータから、期初時点で入居している入居者から
集計します。（期初時点にいない入居者は敷金欄にデータがあっても集計しません。）
徴収/返済は、取引明細表の取引明細から集計します。
現在残高は、期初残高+徴収-返済で計算します。
メニュー画面で「一括記帳科目設定」を選択すると下図の画面が表示されます。
この画面は、取引明細表の入居者の[一括記帳]で、取引明細を自動作成する際に使われる科目を
設定します。
入居者情報の「入退去更新時金額」欄、「月額金額」欄の各項目の金額が取引される際の
科目を、各項目ごとに設定します。（タイトル行の各項目の下行に記載されます。）
※「家賃」と「敷金」のみ１つではなく複数の科目が設定できます。
・家賃は「家賃種別」（居住者/テナント/土地賃貸/その他）ごとに設定できます。
これは同じ家賃でも居住者とテナントでは違う科目を使えるようにするためです。
・敷金は入居時の徴収と退去時の返済の２つの科目を設定できます。
◇下段の[標準の科目の自動セット]ボタンで、標準の科目表から上記の各科目を、自動で
設定します。（科目を変更されている場合は、自動設定できるものだけを設定します。）
さらに設定が必要な場合は、個別に設定してください。
◇[□あわせて、「家賃」種別と取引日欄の初期値を一括（一律）で登録する]をチェックすると
家賃種別は「居住者」、取引日は「31」（初期値、修正できます。）が、一律に設定されます。
上記と違う入居者の場合は、後ほど[入居明細修正]メニューで修正してください。
◇[家賃種別名の修正]ボタンをクリックすると下図の画面が表示されます。
この画面で家賃種別の名称を変更できます。
◇[入退去更新時対象項目の設定]ボタンをクリックすると下図の画面が表示されます。
この画面で「取引明細表」の一括記帳で「入居者の入退去更新時取引」時の対象項目を
設定します。
メニュー画面で「タイトル項目の変更」を選択すると下図の操作画面が表示されます。
「入居者情報」の「入居更新時金額」と「月額金額」欄の項目のタイトルは、
変更することができます。
この画面はその変更を行います。
「レントロール」でも変更されたタイトルを使います。
メニュー画面で「収支予測表への反映」を選択すると下図の操作画面が表示されます。
入居者との毎月の取引明細を「収支予測表」に自動作成します。
・入居者基準日…今日の日付が初期値で表示されます。
この日に入居している入居者が対象となります。
・入居者の記載欄…予測取引を作成する時に、入居者名を取引先欄に記載するか
備考欄に記載するかを選択します。
・[実行]ボタンをクリックし、確認画面で再び[実行]ボタンをクリックすると、
取り込みを開始します。
※「取引時の口座」や「取引日」等、取引明細に必要な項目の設定されていない
入居者は除外されます。
ここで言う「イベント」とは、入居者の、入居、退去、更新そして誕生日の4つの出来事のことです。
この処理は、これらのイベントが発生する入居者を、事前に検索します。（事後も可能です。）
併せて、入居者に通知する書類があれば、それを印刷します。
メニュー画面で「入退去イベント設定」を選択すると下図の操作画面が表示されます。
日付（初期値は今日の日付です。）を入力し[入居者検索]ボタンをクリックします。
その日が通知期間の入居者を検索し表示します。
また、そのイベントに対して通知書類が設定されている場合は、書類作成欄がチェックされます。
（チェックを外すことも可能です。）
[書類作成]ボタンをクリックすると、書類作成欄がチェックされている入居者に対して、通知書類を
印刷します。
[閉じる]ボタンをクリックすると、何もしないで画面を閉じます。
[通知期間・書類設定]ボタンをクリックすると下図の操作画面が表示されます。
この画面で、各イベントの通知期間や作成する通知書類を設定できます。
通知期間はイベント発生日の前後の日数を設定します。
「入居」「退去」「更新」「誕生日」ごとに、該当日より前の期間の日数と通知書類を、
次に後の期間の日数と通知書類を、必要に応じて設定します。
（例）ある入居者が6月30日に更新日を迎えるとします。この設定で「更新の通知」の前の
通知期間に、「20」「更新のご案内」と入力したとします。こうすると次のようになります。
入居者イベント情報の入居者検索で、日付が6月10日以降（6月30日まで）は、この入居者が
検索され画面に表示されます。
また書類作成を「する」とすると、登録されている文書ファイルの「更新のご案内」シートの
書類を印刷します。
・文書ファイルが設定されていないと通知書類は選択できません。
文書ファイルは[入居者個別管理]メニューの「文書ファイル設定」で行います。
・該当日より前の期間は該当日を含みます。後の期間は含みません。
入居者への様々な通知文書を作成します。
ここでは、イベントや未収金に関連する以外の、一般的な通知文書（例えば「工事のご案内」など）を
想定しています。
書類を郵送する際に使う「宛名ラベル」もここで作成できます。
メニュー画面で「通知文書作成」を選択すると下図の操作画面が表示されます。
◇「物件」…物件を選択します。該当物件の入居者が表示されます。
「全物件」をチェックすると全物件の入居者が表示されます。
・「□退去者も対象にする」をチェックすると、日付欄の日付（初期値は今日）時点の退去者も
表示されます。
・「事業者」を選択すると、該当事業者のみの物件の入居者に絞られます。
◇[全選択]ボタンをクリックすると、表示されている入居者全員が選択されます。
[全解除]ボタンをクリックすると、表示されている入居者全員を選択しない状態にします。
・個別に入居者を選択する場合は、表示されている入居者をクリックしてください。
再度クリックすると、選択を解除します。
※選択された入居者には網掛けがかかります。
◇「通知書類シート」…通知書類を選択します。
頭２文字が「宛名」とあるシートを選択すると、「宛名ラベル」の印刷となります。
・文書ファイルが設定されていないと通知書類は選択できません。
文書ファイルは[入居者個別管理]メニューの「文書ファイル設定」で行います。
◇[書類作成]ボタンをクリックすると印刷を開始します。
[閉じる]ボタンをクリックすると何もせず画面を閉じます。
＜「宛名ラベル」の印刷について＞
◇「宛名ラベル」の自動作成
文書ファイルに宛名ラベル用の文書が用意されていない場合でも、通知書類シートの
選択で、「宛名ラベル」が表示され、選択できます。
これを選択すると、文書ファイルに「宛名ラベル」シートを自動作成し、それを使って
ラベル用紙をそのまま印刷できます。以後毎回使えるようになります。
この時にラベルに印刷される内容は、「入居者情報」から以下のデータを読み印刷します。
（入居者の現住所の宛名です。）
・入居者の属する物件行から「郵便番号」「所在地」「物件名」
・入居者の行から「部屋NO 」「入居者名」
これらから宛名ラベルを作成します。
自動作成された文書ファイルの「宛名ラベル」シートは、修正ができます。
またこれを、複写、修正して他の宛名用のシートを作成することもできます。
宛名用のシート名は、頭２文字は「宛名」としてください。
◇文書ファイルに、既に頭２文字が「宛名」と付いたシート名がある場合は、
それがそのまま、表示され、選択できます。
（この時は「宛名ラベル」の自動作成は行いません。）
◇通知書類シートの選択で、頭２文字が「宛名」のシート名を選択すると、通常の書類では
なく、宛名ラベルの印刷となります。
この場合は、プリンタに通常の用紙ではなく、宛名ラベル用紙をご用意ください。
標準の宛名ラベル用紙は以下の通りです。
『PLUS社製「いつものラベル（12面） 宛名・タイトル用（A4)」（ME-507)』
入居者の年度取引集計表を作成します。
メニュー画面で「年度取引集計表」を選択すると下図の操作画面が表示されます。
◇年度…年度を入力するとその期の期初/期末日を自動表示します。
期間は変更可能です。
◇[表示]ボタンをクリックすると下段に、入居者ごとの取引明細の年間集計値を表示します。
◇事業者、物件を入力すると表示対象を絞り込めます。
◇[P]ボタンで、表示内容を印刷できます。
印刷のほうが、次のように画面表示より詳細な項目を記載します。
・収入金額は、「賃貸料」「礼金等」「その他収入」に分けて記載します。
（確定申告の「損益科目表」の収入の区分けと同様です。）
・期末未収金は、「期初未収金」「未収金額」「回収金額」「期末未収金」に
分けて記載します。
◇[閉じる]ボタンをクリックすると、画面を閉じます。
※期末敷金は次のように算出します。
・期初の敷金は、「入居者情報」から期初時点に在籍している入居者の敷金欄の金額です。
・上記に対して、取引明細表の取引明細から、徴収金額を加え、返済金額を差し引きます。
入居者の年度取引月別集計表を作成します。
メニュー画面で「入居者の年度取引月別集計表」を選択すると下図の操作画面が表示されます。
◇年度…年度を入力するとその期の期初/期末日を自動表示します。
期間は変更できません。
◇物件、事業者および入居者を入力すると作成対象を絞り込めます。
◇[作成]ボタンをクリックすると入居者の年度取引月別集計表を作成します。
作成するとともに、その表に移動します。
移動後に右クリックすると、下図の操作画面が表示されます。
◇[戻る]ボタンをクリックすると、「入居者情報」の表に戻ります。
◇[P]ボタンをクリックすると、表示内容を印刷します。
◆年度取引月別集計表の内容について
下図は年度取引月別集計表のサンプルです。
・この表は、入居者と指定年度の各月のマトリックス形式になっています。
・期初残高の欄は、期初時点に在籍している入居者の敷金と未収金残高が記載されます。
・各月度欄は入居者ごとに、家賃等の収入や修繕費等の支出科目別、敷金、未収金/回収金の取引が、
日付とともに記載されます。
・合計/期末欄は、収入/支出科目については合計を、敷金、未収金については期末残高を記載します。
（未収金に対して回収金がある場合は、未収金の行に回収金額を差し引いた金額が記載されます。）
入居者個別管理の入居者への通知で使う文書ファイルを設定します。
メニュー画面で「文書ファイル設定」を選択すると下図の操作画面が表示されます。
入居者個別管理の入居者への通知で使う文書ファイルを設定します。
これに先立ち、あらかじめ文書ファイルをExcelで作成しておく必要があります。
◇通知文書ファイル…[参照]ボタンをクリックすると、Windowsのファイルを開く画面が
表示されます。
ここから作成した文書ファイルを選択します。（Excelファイルのみ表示されます。）
（はじめは現在お使いのシステムのあるフォルダが表示されます。）
初期値は前回設定した文書ファイルが表示されます。
◇文書日付表記…書類作成時に日付を和暦/西暦どちらで表記するかを指定します。
◇[設定]ボタンをクリックすると、上記入力内容が有効になります。
[キャンセル]ボタンをクリックすると、何もせずに画面を閉じます。
＜文書ファイルについて＞
文書ファイルは、入居者に通知する書類を自動印刷するために作成するExcelファイル
（ブック）です。
利用者が自由に作成できます。名前や場所も自由に決めてください。
この中にシートとして、それぞれの処理で使う書類を作成します。
例えば「入居のご挨拶」「退去手続きのご案内」「更新のお知らせ」などです。
シートの名称は、上記のようにわかりやすい名称にしてください。
通知書類を作成する各操作では、シー名称から書類を選択します。
[書類文章の作成方法]
文書ファイルのシートに、書類の文章を作成します。
ただしここで重要なのは、作成した文章が、そのまま印刷されるわけではありません。
その文章をもとに、対象の入居者全員の枚数を印刷します。
この時に、入居者によって内容を変える必要が出てきます。
例えば退去時の敷金の返済で、
「○○様 敷金 XXXX円を返済します。」
という文章がある場合、○○とXXXXの部分は入居者により変わります。
この部分は、入居者のデータから、それに置き換えて印刷する必要があります。
（差込み印刷といいます。）
入居者のデータに置き換えて印刷する部分（上記の○○とXXXX）は「予約語」（後述）を
使います。
上の例では「{入居者名}様 敷金{敷金}円を返済します。」と記載します。
{入居者}{敷金}が予約語で、この部分は「入居者情報」のデータに置き換わります。
その結果「田中 浩二様 敷金 62,000円を返済します。」のような文章となります。
これにより1つの文章から、対象入居者全員の件数の書類を、入居者のデータに置き換えて
作成し印刷します。
・Excelのシートに書類文書を作成します。1つのシートが1つの書類です。
・シートの文書作成範囲は、1000行、100列以内としてください。
この範囲なら、どのセルにでもいくつでも文書を作成できます。
・作成文書の書式は自由です。罫線等も使えます。セルの幅や高さも自由に設定できます。
・文書の中で、入居者の情報を記載する部分は「予約語」を使います。
実際に印刷する時は、この部分が入居者の情報に置き換わり、その人数分印刷します。
・予約語は {項目名} の形式で記載します。
（逆に文書の中で予約語の区切りである { と } の文字は使えません。）
・数値項目の場合、合計や小計を取ることもできます。
◇Excelで作成した既存の文書がある場合
Excelで作成した既存の文書シートがある場合、それを再利用することができます。
・その文書のシートを、会計職人で使う文書ファイルに複写します。
・その文章で、入居者ごとのデータの置き換えが必要な部分を予約語に変更します。
・もしシートで1000行100列に収まらない場合は、修正してください。
これだけで、書類シートとして使えます。
[予約語の一覧]
用意されている予約語は以下の通りです。
「入居者情報」の表のほとんどのタイトルの項目名が予約語として使えます。
■{事業者}…事業者の名前が記載されます。
■{物件}…物件の正式名称が記載されます。
■{物件略称}…物件の略称が記載されます。
■{物件住所}…物件の所在地が記載されます。
■{物件郵便番号}…物件所在地の郵便番号が記載されます。
■{今日}…今日の年月日が記載されます。
■入居者情報の表のタイトルの項目名…該当入居者のデータを記載します。
・入居者情報の表の4列（部屋NO）から31列（現在未収金）までの、タイトル項目名です。
（14列（入居日）から17列（契約終了日）まではタイトル行下段の項目名です。）
・[その他情報]の各項目名も対象です。
また数値項目の場合、合計や小計をとることもできます。
合計や小計は、それぞれ以下の4種類の予約語が用意されています。
■{合計}、{合計A}、{合計B}、{合計C}…指示した数値項目の4種類の合計を記載します。
■{小計}、{小計A}、{小計B}、{小計C}…指示した数値項目の4種類の小計を記載します。
・数値項目の右に+を付けると{合計}{小計}に加算し、-を付けると{合計}{小計}から
減算します。
・同様にA+、A-を付けると{合計A}{小計A}に加算、減算します。
・B+B-、C+C-も同様です。
・{合計}{小計}（A、B、Cも同様）は、記載する時は、それまでにあった+または-の項目の
加減算の結果を記載します。複数回使えます。
この時、{小計}（A、B、Cも同様）は、記載後にクリアされます。
次の記載時はその後からの集計となります。
{合計}（A、B、Cも同様）は、記載後もクリアされません。
※日付の項目は、文書ファイル設定時の指定で、和暦/西暦表記を選択できます。
※数値の項目は、右詰、カンマ付表記となります。
◇予約語の事例
以下で {○○○} の部分が予約語です。
この部分が印刷時、入居者のデータに置き換わります。
『{入居者名} 様 更新日（{契約終了日}）が近付いて参りました。』
↓
『田中 浩二 様 更新日（平成28年6月10日）が近付いて参りました。』
『{物件} 責任者 {事業者}』 → 『世田ハイム 責任者 山田 太郎』
{家賃+}円 → 65,000円
{共益費+}円 → 5,000円
{駐車場+}円 → 10,000円
{合計}円 → 80,000円
[宛名ラベルの作成について]
入居者個別管理メニューの「入居者への通知文書作成」では、様々な書類とともに
入居者への「宛名ラベル」を作成することができます。
これは入居者への書類を郵送する際に封筒等に貼り付ける宛名ラベルを作成します。
宛名ラベルのみ他の書類と次の点が違います。
・所定のラベル（シール）用紙（A4の１頁に２×６の１２枚あるもの）を使います。
・他の書類は入居者ごとに１頁印刷しますが、宛名ラベルは１頁に複数の入居者を
印刷します。
・他の書類と同様に、文書作成時に予約語が使えます。
ただし文書はラベル１２枚ではなく、１枚分だけ、Excelシートの１０行１０列の範囲に
作成すれば結構です。
・文書ファイルに作成していなくとも、初めは自動的に宛名の文書を「宛名ラベル」の
シート名称で作成します。
文書内容は入居者の現住所の宛名、つまり物件の郵便番号、住所、物件名、部屋NOおよび
入居者名です。
・この宛名ラベルシートの内容は、後から変更することができます。
また複写して別の宛名ラベル用シートを作成することもできます。
（複数のシートを持てます。）
宛名レベル用のシート名称は頭２文字を「宛名」としてください。
・宛名ラベル印刷用の用紙は以下のものを使います。
PLUS社製「いつものラベル（12面） 宛名・タイトル用（A4)」（ME-507)
２×６＝１２枚でラベル１枚は86.4×42.3ｍｍ、全体の余白は上21.2ｍｍ、下22ｍｍ、
左右18.6ｍｍです。
※他社製品でも概ね上記サイズなら印刷可能だと思います。
※上記ラベル用紙であっても、Excelの印刷の設定によっては、文字がずれる可能性が
あります。
ちなみに余白の設定は「標準」で合わせました。
※なるべくラベルの中心部分に印字するように設定されることを推奨します。
ここからは入居者個別管理の中の入居者の未収金管理について説明します。
「未収金管理メニュー」のメニュー画面で「未収金残高の登録」を選択すると
下図の操作画面が表示されます。
入居者の未収金残高を登録する操作画面です。
◇基準日は、通常は期初の日付にしてください。（初期値は現在設定してある日付です。）
◇下部のリストに全入居者（退去者含む）の物件、部屋NO、名前とともに現在登録されている
未収金残高が表示されます。
◇物件または事業者を入力すると、該当のもののみに表示を絞り込むことができます。
◇リストで、登録や修正したい入居者をクリックし、未収金残高のテキストボックスに
入力します。
入力後必ず[入力]ボタンをクリックしてください。リストの数字が変わります。
◇入居者の未収金残高を入力したら、下段の[登録]ボタンをクリックします。
これにより入力内容が入居者情報の表に更新されます。
[閉じる]ボタンをクリックすると、入居者情報は更新せずに画面を閉じます。
「未収金管理メニュー」のメニュー画面で「未収金計算/繰越」を選択すると
下図の操作画面が表示されます。
この操作画面は、次の２つの処理のどちらかを選択して実行します。
@現在未収金の自動計算…未収金残高と取引明細表の取引明細から現在未収金を
自動計算します。
・現在未収金の基準日を入力します。初期値は現在設定されている日付です。
・[実行]ボタンクリックで実行し、入居者情報の表を更新します。
[閉じる]ボタンをクリックすると、入居者情報は更新せずに画面を閉じます。
A未収金残高の繰越し…通常は期末に行います。
現在未収金を未収金残高に繰越し現在未収金はゼロにします。
・未収金残高の基準日を入力します。初期値は現在登録されている現在未収金の
基準日です。
・現在未収金の基準日を入力します。初期値は上記の１年後の日付です。
・[実行]ボタンクリックで実行し、入居者情報の表を更新します。
[閉じる]ボタンをクリックすると、入居者情報は更新せずに画面を閉じます。
「未収金管理メニュー」のメニュー画面で「未収金取引履歴表示」を選択すると
下図の操作画面が表示されます。
指定期間に未収または回収取引のあった入居者を表示します。
◇期間の開始日と終了日を入力します。初期値は未収金残高と現在未収金の
基準日です。
◇[表示]ボタンをクリックすると下段のリストに、期間開始日時点の未収金残高と
未収または回収の取引明細および未収金残高を表示します。
◇事業者、物件を入力すると表示対象を絞り込めます。
◇[P]ボタンで、表示内容を印刷できます。
◇[閉じる]ボタンをクリックすると、画面を閉じます。
※期初時点の残高も明細として表示します。
「未収金管理メニュー」のメニュー画面で「未収金通知書類作成」を選択すると
下図の操作画面が表示されます。
現在未収金のある入居者に通知書類を作成します。
◇現在未収金のある入居者とその未収金額を表示します。
◇物件や法人を入力すると表示されている入居者を絞り込めます。
◇「全選択」をクリックすると表示された入居者全員が選択されます。
「全解除」をクリックすると、全員の選択が解除されます。
入居者を個別にクリックし、選択することもできます。（複数可）
選択された入居者には網掛がかかります。
◇文書ファイルで、文書ファイルが設定されている場合は、そのファイル名を表示します。
◇通知書類シート…作成する書類を選択します。
文書ファイルが設定されていないと表示されません。
（前回指定したものが初期値として表示されます。）
◇下段の[書類作成]ボタンをクリックすると、対象入居者への書類を作成します。
[閉じる]ボタンをクリックすると、書類を作成しないで画面を閉じます。